Schnelle Implementierung, große Wirkung: GenAI-Tools im Arbeitsalltag zur Wissensbewahrung und Produktivitätssteigerung

Der demografische Wandel macht sich deutlich bemerkbar und neue Fachkräfte zu finden, gestaltet sich zunehmend schwierig. Hinzu kommt, dass offene Stellen Kosten verursachen. Noch gravierender ist der Verlust von Wissen, das über Jahre hinweg aufgebaut wurde. Wenn erfahrene Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, nehmen sie oft wertvolles Wissen mit, das nicht immer ausreichend dokumentiert ist.

GenAI ist in der Lage, große Mengen an Informationen zu verarbeiten, zu strukturieren und zugänglich zu machen. Dies ist besonders wichtig, um Wissen zu bewahren und weiterzugeben. GenAI-Tools können natürliche Sprachdaten in eine für Computer verständliche Sprache übersetzen und daraus Berichte und Zusammenfassungen erstellen. Durch diese Technologie wird es möglich, Informationen effizient zu speichern und weiterzugeben.

Die Vorteile solcher GenAI-Tools zeigen sich besonders im Arbeitsalltag von Fachkräften im Vertrieb oder Kundenservice. Diese sammeln täglich eine Vielzahl wertvoller Informationen, die oft nicht vollständig dokumentiert werden. Hier können leicht zugängliche Tools wie das GFT Service Speech Brain erheblichen Nutzen bieten.

Das GFT Service Speech Brain ist ein leistungsstarkes Tool, das dabei hilft, Informationen effizient zu strukturieren und zugänglich zu machen, indem es natürliche Sprache in maschinenlesbare Daten umwandelt. Anstatt nach jedem Einsatz lange Berichte auszufüllen, kann der Nutzer hier einfach Sprachnachrichten auf seinem Smartphone aufzeichnen. Diese Nachrichten werden automatisch an einen Server gesendet, der sie in Text umwandelt und analysiert.

Die einfache Implementierung ermöglicht schnelle Einführungszyklen und kurze Projektlaufzeiten, und die Datenerfassung ist auf individuelle Gegebenheiten und Anforderungen anpassbar. Kunden können wählen, wie die Aufnahme der Sprachnachrichten erfolgen soll – beispielsweise über eine eigene App oder via WhatsApp Business. Die GenAI-Lösung wird cloudbasiert implementiert und nahtlos an bestehende Schnittstellen angebunden, um einen reibungslosen Datenfluss zu gewährleisten.

• Beschleunigter Dokumentationsprozess

Die aufgezeichneten Sprachnachrichten werden automatisch an einen Server gesendet, der sie in Text umwandelt und analysiert. Das beschleunigt und vereinfacht den Dokumentationsprozess erheblich.

• Vollständige Dokumentation

Relevante Informationen aus den Sprachnachrichten werden extrahiert und in ein strukturiertes Format umgewandelt. Das spart nicht nur Zeit, sondern gewährleistet auch die Erfassung von mehr Details.

• Automatische Berichterstellung

Letztendlich erhält der Nutzer einen fertigen Bericht. Die Berichte sind präzise und enthalten alle wichtigen Informationen, die während des Einsatzes gesammelt wurden. Die automatische Berichterstellung minimiert den Verwaltungsaufwand und erhöht die Effizienz.

• Intuitive Nutzung und Zeitersparnis

Die Nutzung von Sprachnachrichten ist intuitiv, erfordert keine spezielle Schulung und ist wesentlich schneller als das manuelle Ausfüllen von Berichten.

• Erhöhte Datenqualität

Da die Mitarbeiter frei sprechen und so spontane Eindrücke festhalten, werden mehr Details und Erkenntnisse erfasst. Dies führt zu einer reichhaltigeren Datengrundlage für Analysen und Optimierungen. Die gesammelten Informationen ermöglichen es den Unternehmen, ihre Prozesse zu verbessern, ihre Kundenbeziehungen zu stärken und fundierte strategische Entscheidungen zu treffen.

• Effiziente Datenverarbeitung

Die gesammelten Daten werden automatisch in strukturierte Berichte umgewandelt. Das ermöglicht eine schnellere und präzisere Auswertung der Informationen und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung der Prozesse bei.

Die Integration von GenAI-Tools wie dem GFT Service Speech Brain in den Arbeitsalltag bietet erhebliche Vorteile, insbesondere in Zeiten des Fachkräftemangels. Derartige Tools zeigen, dass die Integration von GenAI in den Geschäftsalltag nicht komplex und schwierig sein muss, sondern dass bereits niedrigschwellige Lösungen erhebliche Vorteile mit sich bringen.

Dank der Automatisierung der Dokumentation und die effiziente Verarbeitung von Informationen können Unternehmen wertvolles Wissen bewahren und gleichzeitig die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter reduzieren. Diese Technologie stellt sicher, dass das Wissen, welche über Jahre hinweg aufgebaut wurde, nicht verloren geht und Unternehmen die Qualität und Effizienz ihrer Dienstleistungen langfristig verbessern.