Se enviará un acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.
El responsable determinará el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación. O, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Si se considera necesario, se podrá solicitar al informante información adicional, por lo que se prevé la posibilidad de mantener comunicación con el informante.
Se reconoce el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser escuchada en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.
Si la información facilitada es relevante desde el punto de vista de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “LEY”), se realizará una evaluación basada en el riesgo y se prepararán los pasos a seguir antes de llevar a cabo una investigación. Se respetará la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas, así como las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo con lo previsto en el título VI de la LEY. Para más información sobre el tratamiento de datos personales consulte la política de privacidad aplicable.
Se llevará a cabo un análisis detallado que incluirá:
a. Área o personas a involucrar en la investigación
En primer lugar, siempre se contará con la participación del responsable del departamento directamente relacionado con el caso a investigar, por haberse producido el hecho investigado en la esfera de actuación de su departamento, a no ser que el responsable de departamento esté implicado en el hecho investigado.
b. Pasos a seguir en la investigación (entre otros):
1. reunión con la persona o personas involucradas;
2. realizar las preguntas pertinentes a efectos aclaratorios;
3. determinar el punto de partida y el desarrollo de los acontecimientos.
4. Por último, redactar un informe final con las conclusiones sacadas de la investigación global.
Se remitirá de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.
Si resulta que la información facilitada no es relevante desde el punto de vista de la LEY, pero se aprecia un riesgo significativo para la empresa o los empleados de esta, podrá remitirse al departamento competente. Esto se comunicará (si es posible) al informador.
Si la información facilitada no puede verificarse o no es relevante dentro del ámbito de la LEY sin que pueda suponer ningún riesgo adicional, el caso se documentará y se cerrará, rechazará o ignorará.
Se garantizará la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.
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