Ya hemos señalado anteriormente que, cuando el conocimiento tácito y el conocimiento institucional se capturan, se gestionan y se ponen a disposición de la IA para realizar consultas, la IA puede hacer que la inteligencia institucional sea accesible en toda la organización. Es fundamental capturar algo más que procedimientos normalizados de trabajo (SOP), manuales de procesos y documentación de proyectos: las organizaciones deben asegurarse de registrar no solo cómo se supone que deben hacerse las cosas, sino también qué sucede realmente y por qué.
Aquí es donde entran en juego la realidad de la ejecución y la realidad de las operaciones.
La realidad de la ejecución y la realidad operativa
La documentación muestra cómo deberían hacerse las cosas en un mundo ideal, pero lo que debería suceder y lo que sucede realmente son casi siempre dos cosas distintas. Esta es la realidad de la ejecución: el registro de cómo se llevó a cabo el trabajo en el mundo real, por personas reales. Incluye las decisiones que se tomaron, las desviaciones respecto a los procesos establecidos y la secuencia de acciones que determinó el resultado.
Sin esta realidad de la ejecución, los análisis posteriores y el razonamiento de la IA siempre operarán en el terreno de la teoría, en lugar de hacerlo sobre la realidad.
Y, tan importante como saber qué sucedió realmente, es entender por qué sucedió de esa manera. Esta es la realidad operativa: el contexto empresarial, sujeto a una adecuada gestión y gobernanza, que rodea al trabajo e influye en lo que sucede realmente. Incluye los sistemas, activos, señales, controles y otras condiciones en las que trabajan los equipos.
Si la realidad de la ejecución muestra el camino que siguió un equipo, la realidad operativa aporta el contexto empresarial necesario para entender ese camino.
Por qué los equipos necesitan ambas cosas
Los equipos necesitan ambas para entender qué sucedió y por qué. Si falta alguna de las dos, trabajarán con datos incompletos.
Pensemos en un flujo de trabajo habitual en una planta de producción: fijar un componente a un conjunto utilizando una llave dinamométrica conectada. La instrucción de trabajo oficial puede indicar el rango de par de apriete requerido, la secuencia de apriete y el paso de inspección posterior. Pero la instrucción formal no siempre refleja cómo se llevó a cabo realmente el trabajo en ese momento.
La realidad de la ejecución es el registro de ese trabajo real. Muestra qué trabajador realizó la tarea, qué herramienta utilizó, qué elemento de fijación se apretó, qué valor de par se aplicó, si el valor estaba dentro de la tolerancia, si se siguió la secuencia de apriete, si la herramienta generó algún error y si el trabajador tuvo que repetir, anular o escalar el paso. En lugar de depender de una lista de comprobación que simplemente indica que la tarea se completó, la organización dispone de evidencias de cómo se llevó a cabo realmente.
Pero la realidad de la ejecución por sí sola no es suficiente. Un equipo que analice el proceso en el futuro también necesita la realidad operativa para comprender por qué ese valor de par era importante. La realidad operativa conecta el trabajo con la orden de trabajo correspondiente, el activo, el conjunto, la especificación de ingeniería, el requisito de calidad, el registro de calibración de la herramienta, la cualificación del trabajador, el estado del material y el criterio de inspección. Explica el contexto empresarial, sujeto a una adecuada gestión y gobernanza, que rodea la tarea, no solo la tarea en sí.
Imaginemos ahora que el valor de par está fuera de tolerancia. Sin la realidad de la ejecución, quien revise el caso en el futuro solo podría ver una inspección fallida o una operación de retrabajo. Sin la realidad operativa, podría ver el valor de par registrado, pero no comprender la especificación aplicable, el estado de calibración de la herramienta, los requisitos de cualificación o las condiciones de producción que hicieron que esa desviación fuera relevante. Con ambas, la organización puede rastrear qué sucedió, por qué era importante, quién intervino, qué evidencias respaldan las conclusiones y qué medidas correctivas se adoptaron.
La realidad de la ejecución muestra cómo se llevó a cabo realmente el trabajo. La realidad operativa explica el contexto, sujeto a una adecuada gestión y gobernanza, que rodea ese trabajo. Para que la inteligencia institucional resulte útil, la IA necesita acceder a ambas.
Por qué es importante para escalar la IA
La IA solo puede ser tan útil como la información a la que tiene acceso. Si únicamente puede procesar documentación estática, sus respuestas también serán estáticas. Puede recuperar una política, resumir un proceso o señalar un flujo de trabajo, pero sin la realidad de la ejecución y la realidad operativa, no podrá indicar a un equipo dónde se atasca el trabajo, por qué existen soluciones alternativas o qué condiciones pueden hacer que cambien determinadas decisiones.
Cuando se capturan ambas dimensiones de la realidad, un sistema de IA puede hacer mucho más que limitarse a recuperar información. Puede contribuir a diseñar procesos e incluso, con el tiempo, actualizarlos en tiempo real, o responder a preguntas sobre qué aprobaciones han sido relevantes en casos similares. También puede mostrar cómo se mitigaron o resolvieron retrasos anteriores en proyectos comparables y ayudar a los equipos a mantener el rumbo.
Aquí es donde un modelo operativo de IA va más allá de almacenar y recuperar información. Dar acceso a la IA a registros gestionados y sujetos a una adecuada gobernanza que reflejen tanto la realidad de la ejecución como la realidad operativa mejora la transferencia de conocimiento, ya que permite a los equipos posteriores acceder a las soluciones que otros equipos han aplicado anteriormente ante problemas comunes. El contexto útil ya no depende de encontrar a la persona adecuada en el momento adecuado. Los equipos dejan de partir de cero y empiezan a construir sobre el trabajo realizado anteriormente.
Nuestro ebook, «De conocimiento tácito a inteligencia institucional: un modelo operativo basado en IA», explica con más detalle cómo encajan la realidad de la ejecución y la realidad operativa en esta base. Si tu organización ya dispone de documentación, pero sigue teniendo dificultades para capturar cómo se desarrolla realmente el trabajo, ese es el punto de partida.
