Abbiamo già evidenziato come, quando la conoscenza informale e quella istituzionale vengono raccolte, governate e rese interrogabili attraverso l’AI, l’intelligenza artificiale possa rendere l’intelligenza istituzionale accessibile in tutta l’organizzazione. È fondamentale, però, andare oltre SOP (Procedure Operative Standard), manuali di processo e documentazione di progetto: le organizzazioni devono assicurarsi di registrare non solo come il lavoro dovrebbe essere svolto, ma anche cosa accade realmente e perché.
È qui che entrano in gioco execution truth e operational truth.
Execution Truth e Operational Truth
La documentazione descrive come il lavoro dovrebbe essere svolto in condizioni ideali, ma ciò che dovrebbe accadere e ciò che accade realmente sono quasi sempre due cose diverse. È questa la realtà dell’execution truth: la registrazione di come il lavoro è stato effettivamente svolto, nel mondo reale, da persone reali. Comprende le decisioni prese, gli scostamenti rispetto ai processi stabiliti e la sequenza di azioni che ha determinato il risultato.
Senza execution truth, le analisi future e il ragionamento dell’AI continueranno a basarsi sulla teoria anziché sulla realtà.
E, per quanto sia importante sapere cosa sia realmente accaduto, è altrettanto importante comprenderne il perché. È qui che entra in gioco l’operational truth: il contesto aziendale governato che circonda il lavoro e influenza ciò che accade concretamente. Comprende sistemi, asset, segnali, controlli e le altre condizioni all’interno delle quali operano i team.
Se l’execution truth mostra il percorso seguito da un team, l’operational truth fornisce il contesto aziendale necessario per comprenderlo.
Perché i team hanno bisogno di entrambe
I team hanno bisogno di entrambe per comprendere cosa è accaduto e perché. Se manca una delle due, lavoreranno inevitabilmente con informazioni incomplete.
Prendiamo come esempio un comune processo produttivo: il fissaggio di un componente a un assemblaggio attraverso una chiave dinamometrica connessa. Le istruzioni operative ufficiali possono indicare l’intervallo di coppia richiesto, la sequenza di serraggio e la successiva fase di ispezione. Ma le istruzioni formali non mostrano necessariamente come il lavoro sia stato effettivamente eseguito in quel preciso momento.
L’execution truth registra proprio ciò che è accaduto concretamente. Mostra quale operatore ha eseguito l’attività, quale strumento è stato utilizzato, quale elemento di fissaggio è stato serrato, il valore di coppia applicato, se questo rientrava nei limiti di tolleranza, se la sequenza prevista è stata rispettata, se lo strumento ha restituito un errore e se l’operatore ha dovuto ripetere, forzare o segnalare il passaggio. Invece di affidarsi a una checklist che indica semplicemente che l’attività è stata completata, l’organizzazione dispone di evidenze concrete su come è stata portata a termine.
Ma l’execution truth, da sola, non basta. Un team futuro ha bisogno anche dell’operational truth per capire perché quel determinato valore di coppia fosse rilevante. L’operational truth collega il lavoro all’ordine di produzione, all’asset, all’assemblaggio, alle specifiche tecniche, ai requisiti di qualità, ai dati di calibrazione dello strumento, alle qualifiche dell’operatore, alle condizioni del materiale e alle regole di ispezione. In altre parole, descrive il contesto aziendale governato in cui si inserisce l’attività, non soltanto l’attività stessa.
Immaginiamo ora che il valore di coppia sia fuori tolleranza. Senza execution truth, chi analizzerà il caso in futuro potrebbe vedere soltanto un’ispezione non superata o un’attività di rilavorazione. Senza operational truth, potrebbe vedere il valore rilevato senza comprendere le specifiche, lo stato di calibrazione, i requisiti di qualifica o le condizioni di produzione che hanno reso significativa quella deviazione. Disponendo di entrambe, invece, l’organizzazione può ricostruire cosa è accaduto, perché è stato rilevante, chi è stato coinvolto, quali evidenze supportano la valutazione e quale azione correttiva è stata intrapresa.
L’execution truth mostra come il lavoro si è realmente svolto. L’operational truth spiega il contesto governato che lo circonda. Per essere davvero utile, l’intelligenza istituzionale deve consentire all’AI di accedere a entrambe.
Perché sono fondamentali per scalare l’AI
L’AI può essere utile solo quanto le informazioni a cui ha accesso. Se è in grado di elaborare esclusivamente documentazione statica, restituirà inevitabilmente risposte altrettanto statiche. Può recuperare una policy, riassumere un processo o indicare un workflow, ma senza execution truth e operational truth non sarà in grado di spiegare a un team dove il lavoro si blocca, perché esistono determinate soluzioni alternative o quali condizioni possono influenzare una decisione.
Quando entrambe queste dimensioni vengono raccolte, un sistema AI può fare molto più che recuperare semplicemente informazioni. Può contribuire a modellare i processi e, nel tempo, persino aggiornarli in tempo reale, oppure rispondere a domande su quali approvazioni siano state determinanti in casi analoghi. Può mostrare come ritardi precedenti siano stati mitigati o risolti in progetti comparabili e aiutare i team a mantenere il percorso previsto.
È a questo punto che un modello operativo abilitato dall’AI va oltre la semplice archiviazione e consultazione delle informazioni. Dare all’AI accesso a evidenze governate che riflettano sia execution truth sia operational truth migliora il trasferimento della conoscenza, permettendo ai team successivi di accedere alle soluzioni già individuate da chi li ha preceduti per affrontare problemi ricorrenti. Le informazioni utili non dipendono più dalla possibilità di trovare la persona giusta al momento giusto. I team smettono di ripartire da zero e iniziano a costruire sul lavoro già svolto.
Il nostro eBook, Trasformare la conoscenza informale in intelligenza istituzionale: un modello operativo abilitato dall’AI, approfondisce il ruolo di execution truth e operational truth all’interno di queste fondamenta. Se la tua organizzazione dispone già di una solida documentazione ma fatica ancora a catturare come il lavoro venga effettivamente svolto, è proprio da qui che conviene partire.
