Società di private equity statunitense risparmia 5.000 ore e trasforma la propria operatività
Aumento dell’efficienza
Da 5.000 a 6.000 ore di lavoro all'anno risparmiate
Ottimizzazione IT
Due nuove applicazioni per migliorare i processi
Espansione tecnologica
Crescita delle capacità aziendali
“Abbiamo indagato in profondità per comprendere quali fossero le esigenze, contribuendo a migliorare i sistemi, potenziando al contempo i processi interni e renderli più efficienti.”
La sfida
Una grande società di private equity con sede negli Stati Uniti in un primo momento aveva incaricato GFT di aggiornare i sistemi di rendicontazione finanziaria del back-office. Il processo di riconciliazione dei conti trimestrali precedente si basava su fogli di calcolo conservati su server condivisi che venivano sottoposti a passaggi manuali e convogliati nella contabilità generale dell’azienda. Il processo di generazione dei report si basava su modelli di documenti dai quali i contabili estraevano i dati provenienti da molte fonti da sottoporre a calcoli manuali. Questo processo altamente manuale a volte richiedeva che i documenti venissero aperti l'uno accanto all'altro per poter copiare e riordinare i dati.
La società di investimento ha chiesto a GFT di sviluppare due nuove applicazioni che potessero migliorare questi processi. L’obiettivo era quello di aumentare l'automazione, eliminando i passaggi che portavano a una perdita di tempo.
Una volta consegnate le due applicazioni, GFT ha destinato i membri del team al supporto per il nuovo software. La società di investimento ha chiesto a GFT di supportarla con altri aggiornamenti tecnologici aggiuntivi, subentrando alle applicazioni esistenti utilizzate per la distribuzione di warrant dai propri fondi e per la riconciliazione bancaria. Per l'azienda era evidente che queste applicazioni necessitassero di funzionalità aggiuntive e di una maggiore affidabilità.
L’impegno
L'applicazione di GFT, sviluppata utilizzando l'infrastruttura Microsoft Azure, collega gli account direttamente alla contabilità generale con un front-end che fornisce piena trasparenza. Grazie a questa interfaccia gli utenti sono in grado di vedere le correlazioni tra i documenti, la provenienza, i punti dati e cosa è stato esaminato e verificato. Adesso, l'applicazione di reporting, utilizzata per i report finanziari trimestrali per ciascuno dei fondi aziendali, precompila il modello. L'autore del report può trascinare e rilasciare dati e informazioni per disporli secondo necessità e i calcoli vengono eseguiti in automatico.
Il team IT interno dell’azienda aveva già a disposizione uno strumento per lo sviluppo e l’operatività basato sul cloud, ma non lo aveva completamente implementato. Avendo GFT predisposto il supporto per le due nuove applicazioni che aveva fornito e per i sistemi aggiuntivi che stavano per essere adottati, è riuscito ad adattare il pacchetto software acquistato in precedenza per creare un flusso di lavoro IT reattivo ed efficiente.
Successivamente, con l'evolversi della relazione di supporto, l'azienda ha richiesto a GFT di subentrare ad altre due applicazioni, tra cui un sistema utilizzato una volta all'anno per calcolare i bonus dei dipendenti e un altro fornito da un consulente precedente, che però non aveva soddisfatto pienamente i requisiti dell’azienda.
I vantaggi
Grazie all'implementazione delle due applicazioni finanziarie è stato possibile automatizzare le attività ripetitive e alleggerire i dipendenti per consentire loro di svolgere attività più importanti. Secondo quanto stimato dall'azienda, il nuovo software di contabilità e reporting consente di risparmiare da 5.000 a 6.000 ore di lavoro ogni anno. Inoltre, è stato possibile pubblicare i rapporti delle aziende più rapidamente e con meno errori.
Con il consolidarsi del rapporto di lavoro, GFT si è assunta la responsabilità di ulteriori applicazioni e del flusso di lavoro del supporto software, consentendo al team IT interno all'azienda di dedicare più tempo a ciò che sa fare meglio, ossia concentrarsi sulla definizione di requisiti, ad esempio, sfruttando appieno la propria conoscenza funzionale del business. Nel frattempo, GFT ha aiutato l'azienda a sfruttare al massimo le potenzialità del software già in suo possesso, riparando e recuperando i sistemi esistenti, anziché costringere il cliente a implementare nuove soluzioni superflue.
Per lo sviluppo e il supporto delle applicazioni, GFT ha messo a disposizione persone e capacità facendo attenzione al rapporto costi-benefici e permettendo all'azienda di potenziare la propria tecnologia. Si tratta di un aspetto importante non solo perché l'azienda sta crescendo, ma anche perché, come tutte le società di investimento, deve far fronte a requisiti di dati sempre maggiori per tutte le proprie attività.
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Success story
L'adozione dell'applicazione GFT aumenta l'efficienza e libera risorse
