A verdade da execução, a verdade operacional e os limites do conhecimento estático

Já defendemos anteriormente que, quando o conhecimento tribal e o conhecimento institucional são capturados, geridos e tornados pesquisáveis pela AI, esta pode tornar a inteligência institucional acessível em toda a empresa. É fundamental ir além dos procedimentos operacionais padrão (SOP), manuais de processos e documentação de projetos; as organizações devem certificar-se de que registam não só como o trabalho deve ser realizado, mas também o que realmente acontece e porquê.

É aqui que entram em jogo a «verdade da execução» e a «verdade operacional».

A documentação mostra como o trabalho deveria decorrer num mundo ideal, mas o que deveria acontecer e o que realmente acontece são, quase sempre, duas coisas diferentes. Esta é a realidade da «verdade da execução»: o registo de como o trabalho foi realizado no mundo real por pessoas reais. São as decisões tomadas, os desvios em relação ao processo estabelecido e a sequência de eventos que moldaram o resultado.

Sem a verdade da execução, as análises futuras e o raciocínio da AI funcionarão sempre na teoria, em vez de na realidade.

E, por mais importante que seja saber o que realmente aconteceu, é igualmente importante compreender por que razão aconteceu dessa forma. Esta é a verdade operacional: o contexto empresarial regulado em torno do trabalho que influencia o que realmente acontece. Inclui os sistemas, os ativos, os sinais, os controlos e outras condições em que as equipas operam.

Se a verdade da execução mostra o caminho que uma equipa seguiu, a verdade operacional fornece o contexto empresarial necessário para compreender esse caminho.

As equipas precisam tanto de compreender o que aconteceu como o motivo pelo qual aconteceu. Se algum destes elementos faltar, as equipas ficarão a trabalhar com dados incompletos.

Considere um fluxo de trabalho comum no chão de fábrica: apertar um componente a um conjunto utilizando uma chave dinamométrica conectada. A instrução de trabalho oficial pode indicar a gama de binários exigida, a sequência de aperto e a etapa de inspeção que se segue. Mas a instrução formal nem sempre mostra como o trabalho foi efetivamente realizado naquele momento.

A «verdade da execução» é o registo desse trabalho real. Mostra qual o trabalhador que executou a tarefa, qual a ferramenta utilizada, qual o elemento de fixação que foi apertado, o valor de binário aplicado, se o valor se situou dentro da tolerância, se a sequência de fixação foi seguida, se a ferramenta produziu um erro e se o trabalhador teve de repetir a tentativa, ignorar a etapa ou escalar o problema. Em vez de confiar numa lista de verificação que indica que a tarefa foi concluída, a organização dispõe de provas de como a tarefa foi concluída.

Mas a verdade da execução, por si só, não é suficiente. Uma equipa futura também precisa da verdade operacional para compreender por que razão aquele valor de binário era importante. A verdade operacional liga o trabalho à ordem de trabalho, ao ativo, à montagem, à especificação de engenharia, ao requisito de qualidade, ao registo de calibração da ferramenta, à qualificação do trabalhador, ao estado do material e à regra de inspeção relevantes. Explica o contexto empresarial regulamentado em torno da tarefa, e não apenas a tarefa em si.

Agora imagine que o valor do binário está fora da tolerância. Sem a verdade da execução, um revisor futuro poderá ver apenas uma inspeção reprovada ou um evento de retrabalho. Sem a verdade operacional, poderá ver a leitura do binário, mas não compreender a especificação, o estado de calibração, os requisitos de qualificação ou as condições de produção que tornaram o desvio importante. Com ambas, a organização pode rastrear o que aconteceu, por que razão foi importante, quem esteve envolvido, que provas sustentam a constatação e que ação corretiva foi tomada.

A verdade de execução mostra como o trabalho decorreu na realidade. A verdade operacional explica o contexto regulado em torno desse trabalho. Para que a inteligência institucional seja útil, a AI precisa de ter acesso a ambas.

A AI só pode ser tão útil quanto as informações a que tem acesso. Se apenas for capaz de processar documentação estática, limitar-se-á sempre a fornecer respostas estáticas. Pode recuperar uma política, resumir um processo ou indicar um fluxo de trabalho, mas sem a «verdade de execução» e a «verdade operacional», não será capaz de indicar a uma equipa onde o trabalho fica bloqueado, por que razão existem soluções alternativas ou que condições podem alterar as decisões.

Quando ambos os aspetos da verdade são captados, um sistema de AI pode fazer muito mais do que simplesmente recuperar informação. Pode moldar processos e, eventualmente, atualizá-los em tempo real, ou responder a perguntas sobre quais as aprovações que foram determinantes em casos semelhantes. Pode mostrar como atrasos anteriores foram mitigados ou resolvidos em projetos comparáveis e manter as equipas no caminho certo.

É aqui que um modelo operacional de IA se torna mais do que apenas armazenar e recuperar informação. Dar à IA acesso a registos regulamentados que refletem tanto a «verdade da execução» como a «verdade operacional» melhora a transferência de conhecimento, para que as equipas posteriores possam aceder às soluções das equipas anteriores para problemas comuns. O contexto útil já não requer encontrar a pessoa certa no momento certo. As equipas deixam de começar do zero e passam a basear-se no trabalho anterior.

O nosso e-book, «Converter o Conhecimento Tribal em Inteligência Institucional: Um Modelo Operacional Baseado em AI», explica mais detalhadamente como a verdade da execução e a verdade operacional se enquadram nessa base. Se a sua organização já dispõe de documentação, mas ainda tem dificuldade em captar a forma como o trabalho realmente decorre, esse é o ponto de partida.