Cualquier información reportada se considera estrictamente confidencial y cada persona implicada tiene que asegurarse de que el almacenamiento y la transferencia de datos personales están protegidos y se reducen al volumen esencialmente necesario para el seguimiento de los problemas. 

La estricta confidencialidad implica que la información se protegerá al máximo y que solo podrán revelarse partes de ella para permitir el análisis de los hechos y el posible proceso de sanción. 

Si el denunciante pide permanecer en el anonimato, Local Compliance protegerá su identidad en el máximo grado posible. Si es necesario revelar la identidad para el análisis de los hechos se pedirá el consentimiento al denunciante. 

Cualquier dato o información será tratada siempre con la máxima confidencialidad. Sin embargo, solo cuando la persona informante decida mantener el anonimato, se aplicará dicho anonimato, que es la cualidad de ser de autoría desconocida, no nombrada o identificada. 

La conducta indebida denunciable es todo aquello que, en relación con GFT, dé motivos razonables para sospechar que: 

• Es un comportamiento potencialmente ilegal o un delito. 
• La salud y la seguridad de alguien están en peligro. 
• Es un riesgo o daño real a GFT, a sus empleados o al medio ambiente. 
• Es una violación de normas y procedimientos internos. 
• Alguien está encubriendo una irregularidad. 

Algunos ejemplos de conducta indebida en una organización que deben denunciarse son los siguientes:  

• Conductas ilegales, como hurto, violencia física, sexual, psicológica o amenaza de violencia, y daños contra la propiedad.
• Fraude, lavado de activos/blanqueo de capitales o desvío o malversación de fondos. 
• Financiación al terrorismo, financiación a la proliferación de armas de destrucción masiva, extorsión o secuestro.
• Ofrecimientos o aceptaciones de sobornos o cualquier otro acto de corrupción, 
• Acoso laboral o discriminación.
• Conflicto de interés o abuso de funciones.
• Competencia desleal.
• Irregularidades financieras.
• Violación a derechos ambientales.
• Conductas que puedan causar perjuicio reputacional a la empresa o infracción a alguna norma corporativa o internacional.
• Incumplimientos o infracciones de requisitos legales o reglamentarios. 
• Emprender o amenazar con emprender un trato perjudicial o tomar represalias contra una persona que haya hecho una revelación o se crea o sospeche que ha hecho o está planeando hacer una revelación. 

• Una exposición clara y detallada de los hechos.
• Identificación clara del proyecto, unidad de negocio o empresa en la que se produjeron los hechos.
• Identificación de las partes implicadas en la conducta denunciada o que tuvieron conocimiento de la misma.
• Momento en que ocurrieron los hechos.
• Si se prevé un impacto en los estados financieros, una cuantificación del impacto del informe presentado (si es posible).
• En caso necesario, facilitar documentos, registros u otra información que se considere pertinente para la evaluación y resolución de la denuncia. 

Al presentar información, se recibe un acuse de recibo en un máximo de 5 días hábiles. La decisión sobre su admisibilidad se toma en un máximo de 2 meses, extendiéndose 2 meses adicionales en casos complejos. Si es relevante para el cumplimiento normativo, se evalúa el riesgo y se definen los siguientes pasos. Si no es relevante, pero implica un riesgo significativo, se remite al departamento adecuado.

Si falta información para investigar, se solicita más datos al denunciante o se consulta internamente. Si no es verificable o relevante sin riesgos adicionales, el caso se documenta y cierra.

Una vez admitida, la investigación se realiza en 3 meses, con 3 meses adicionales para casos complejos. La investigación puede delegarse en un ente interno o externo. Si un investigador asignado resulta involucrado, debe apartarse e informar a los demás.