Informacja o przetwarzaniu danych w rekrutacji

Szanowni Kandydaci!

Niniejszy dokument określa zasady, zgodnie z którymi Grupa GFT (dalej jako „GFT”) prowadzi działalność oraz przetwarza dane osobowe kandydatów do pracy oraz członków społeczności Talent Community. Przetwarzanie danych osobowych w celach rekrutacyjnych oraz w związku z dołączeniem do społeczności Talent Community grupy GFT odbywa się na mocy wyraźnej zgody (oddzielnej dla każdego z celów), którą można wycofać w dowolnym momencie.

 

Dane kontaktowe:

• Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka GFT, do której aplikuje kandydat.
  Listę spółek GFT wraz z danymi kontaktowymi można znaleźć TUTAJ.
   
• W przypadku jeśli zdecydowałeś się dołączyć do GFT Talent Community lub stworzyć swój profil dostępny dla rekruterów GFT z całego świata, współadministratorami Twoich danych osobowych są:

 

GFT Technologies SE

Schelmenwasenstr. 34
70567 Stuttgart
T: +49 711 62042-0
F: +49 711 62042-101
E-mail: info@gft.com
Strona internetowa: www.gft.com

Główny inspektor ochrony danych: Ernst O. Wilhelm

oraz pozostałe spółki GFT. Listę wszystkich spółek GFT wraz z danymi kontaktowymi można znaleźć TUTAJ. 

Aby skorzystać z praw osób, których dane dotyczą, w kontekście danych osobowych zebranych w celach rekrutacyjnych oraz w związku z dołączeniem do społeczności Talent Community, należy wysłać wiadomość na adres hr.subjectrequest@gft.com.

Wiadomości ze skargami dotyczącymi praktyk grupy w zakresie ochrony danych osobowych można przesyłać na adres dataprotection@gft.com.

 

Źródło pochodzenia Twoich danych osobowych:

W przypadku jeśli składałeś aplikacje bezpośrednio do GFT, Twoje dane osobowe uzyskaliśmy od Ciebie, natomiast jeśli aplikowałeś w ramach „Programu Poleceń Pracowniczych” („Employee Referral Program”), źródłem Twoich danych osobowych jest polecający Cię Pracownik lub Kontraktor GFT.

Podstawa prawna, cel przetwarzania danych oraz zakres danych:

Celem przetwarzania danych osobowych jest umożliwienie uczestnictwa w procesie rekrutacji na stanowisko, o które dana osoba się ubiega lub będzie chciała się ubiegać, a także umożliwienie dołączenia do społeczności GFT Talent Community i udzielanie informacji na temat trwających rekrutacji oraz perspektyw zawodowych. Ponadto, w związku z tym, że GFT dąży do zapewnienia równych i uczciwych warunków podczas procesu rekrutacji, gromadzimy dane w celu analizy procesu.

Dołączenie do społeczności GFT Talent Community jest opcjonalne. Daje to rekruterom możliwość bezpośredniego kontaktowania się z kandydatami poprzez wybrane kanały komunikacji (np. powiadomienia e-mail albo połączenia telefoniczne w sprawie nowych ofert pracy i prowadzonych rekrutacji). Członkowie społeczności GFT Talent Community mogą również być zapraszani do uczestnictwa w darmowych szkoleniach z interesujących ich obszarów.

Twoje dane osobowe przetwarzane są na podstawie Twojej zgody wyrażonej poprzez złożenie aplikacji; oraz w celu podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy; jak również w celu wynikającym z prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez administratora, jakim jest zapewnienie równych warunków pracy.

Należy pamiętać, że w przypadku ubiegania się o stanowisko poza platformą rekrutacyjną GFT, zostaje utworzony profil kandydata, który jest następnie uzupełniany podanymi przez kandydata danymi. Profil kandydata jest niezbędny, aby można było rozpatrzyć zgłoszenie. Dołączenie do społeczności GFT Talent Community jest opcjonalne. Można to zrobić, zaznaczając opcję „Let’s stay in contact for future career opportunities (Join Talent Community)” („Chcę otrzymywać informacje na temat przyszłych ofert pracy (chcę dołączyć do społeczności Talent Community)”) w ustawieniach profilu albo poprzez specjalną zgodę na taki cel.

Aby utworzyć profil kandydata, należy podać przynajmniej następujące dane: imię, nazwisko, kraj, adres e-mail oraz CV. Oprócz powyższych informacji przetwarzaniu mogą podlegać dane dotyczące płci, narodowości oraz pozostałe dane osobowe zawarte w dokumentach zgłoszeniowych (np. CV, list motywacyjny, certyfikaty) lub udostępnione przez kandydata w ramach zgłoszenia (np. doświadczenie zawodowe, wykształcenie).

 

Międzynarodowe przekazywanie i udostępnianie danych

 

Domyślnie profil kandydata jest dostępny wyłącznie dla firmy, do której kandydat aplikuje. W ustawieniach użytkownika istnieje jednak możliwość udostępnienia profilu rekruterom GFT z całego świata (listę spółek należących do GFT można znaleźć TUTAJ). Ustawienia można zmienić w dowolnym momencie.

Dane kandydatów przechowywane są w zewnętrznej chmurze dostarczanej przez SAP:

SAP Deutschland SE & Co.KG
Hasso-Plattner-Ring 7
69190 Walldorf, Niemcy

 

Hosting danych ma miejsce wewnątrz Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

W przypadku dołączenia do społeczności Talent Community udostępnianie tej informacji jest zależne od ogólnych ustawień widoczności profilu. Jak wcześniej wspomniano, ustawienia te można zmienić w dowolnym momencie, dostosowując je do indywidualnych preferencji.

Celem niniejszej informacji oraz wdrożonych praktyk jest zapewnienie odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych w każdym kraju, w którym firma prowadzi działalność. Oznacza to, że nawet w krajach, w których przepisy o ochronie danych są mniej restrykcyjne, GFT będzie przetwarzać dane kandydatów w opisany tutaj sposób. Aby zapewnić bezpieczeństwo i ochronę danych, GFT wykorzystuje wiele różnych narzędzi oraz procedur, np.:

• kraj, w którym dane kandydatów są przetwarzane, może zostać zatwierdzony przez Komisję Europejską albo odpowiedni organ ochrony danych, jako kraj posiadający adekwatny poziom ochrony danych osobowych;
• odbiorca danych może mieć podpisaną umowę w oparciu o „standardowe klauzule umowne” zatwierdzone przez Komisję Europejską, zobowiązującą go do ochrony danych osobowych.

Niezależnie od tego grupa GFT wdrożyła środki techniczne i organizacyjne (np. prawa dostępu uzależnione od potrzeb, anonimizacja danych), aby zagwarantować poufność, integralność i dostępność danych.

 

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

GFT nie wykorzystuje danych osobowych do procesów profilowania ani zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

 

Wykorzystywanie Sztucznej Inteligencji (AI) w procesie rekrutacji

W ramach zobowiązania do zapewnienia uczciwego, efektywnego i przejrzystego procesu rekrutacji, GFT może wykorzystywać technologie Sztucznej Inteligencji (AI) do pomocy w niektórych aspektach procesu. Narzędzia AI mogą być używane w szczególności do:

• Generowania transkrypcji rozmów kwalifikacyjnych przeprowadzanych z kandydatami;
• Podsumowywania rozmów kwalifikacyjnych w celu wsparcia procesu rekrutacyjnego;
• Analizowania i podsumowywania informacji zawartych w CV i innych dokumentach aplikacyjnych.

Procesy wspomagane AI mają na celu wspieranie naszych rekruterów podczas rozmów kwalifikacyjnych, zwiększenie efektywności procesów rekrutacyjnych oraz poprawę ogólnego doświadczenia związanego z rekrutacją. Wszystkie dane osobowe wykorzystywane przez narzędzia AI będą przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa ochrony danych osobowych oraz zabezpieczeniami opisanymi w niniejszej klauzuli obowiązku informacyjnego.

Wykorzystanie narzędzi AI nie wiąże się z automatycznym podejmowaniem decyzji ani profilowaniem, a ostateczne decyzje dotyczące rekrutacji są zawsze podejmowane przez człowieka – rekrutera GFT.

Jeśli będzie miał/a jakiekolwiek pytania lub wątpliwości dotyczące używania narzędzi AI w naszym procesie rekrutacji, zawsze możesz się z nami kontaktować pisząc na adres hr.subjectrequest@gft.com.

 

Przechowywanie i usuwanie danych

GFT przechowuje dane osobowe wyłącznie przez okres, gdy jest to uzasadnione i konieczne oraz tylko w celach opisanych w niniejszym dokumencie.
Profil kandydata zostanie usunięty, jeżeli:

a) w ciągu 6 miesięcy od utworzenia profilu kandydat nie zaakceptuje niniejszych informacji o ochronie danych;

b) kandydat dołączył do społeczności Talent Community i na przestrzeni 2 lat nie zaloguje się na swoje konto (nie wydarzy się to, jeśli kandydat będzie brał udział w trwającej rekrutacji);

c) kandydat nie zaloguje się na swoje konto przez 6 miesięcy i nie będzie należał do społeczności Talent Community (nie wydarzy się to, jeśli kandydat będzie brał udział w trwającej rekrutacji);

d) kandydat samodzielnie usunie profil za pomocą opcji dostępnej w ustawieniach użytkownika (jest to możliwe w dowolnym momencie);

e) kandydat poprosi o usunięcie profilu, wysyłając wiadomość na adres hr.subjectrequest@gft.com.

 

Należy pamiętać, że usunięcie profilu kandydata uznawane jest za rezygnację z ubiegania się o stanowisko oraz z bycia członkiem społeczności GFT Talent Community.

Oprócz usunięcia profilu kandydata regularnie przeprowadzane jest cząstkowe usuwanie danych. Zgłoszenia na stanowisko są usuwane po 6 miesiącach (w przypadku jednostek GFT z siedzibą w USA po 12 miesiącach), licząc od dnia zakończenia procesu rekrutacji, w którym kandydat wziął udział.

Należy pamiętać, że kandydat ma prawo w dowolnym momencie zrezygnować z udziału w procesie rekrutacji. Rezygnacja z udziału w wybranym procesie rekrutacji nie powoduje usunięcia profilu kandydata – usuwane jest wyłącznie dane zgłoszenie na stanowisko. Korzystając z odpowiednich ustawień użytkownika, kandydat może również w dowolnym momencie dołączyć do społeczności GFT Talent Community albo ją opuścić. Nie powoduje to usunięcia profilu kandydata, a jedynie zmienia sposób komunikacji firmy z kandydatem.