Cualquier información reportada se considera estrictamente confidencial y cada persona implicada tiene que asegurarse de que el almacenamiento y la transferencia de datos personales están protegidos y se reducen al volumen esencialmente necesario para el seguimiento de los problemas.

La estricta confidencialidad implica que la información se protegerá al máximo y que solo podrán revelarse partes de ella para permitir el análisis de los hechos y el posible proceso de sanción.

Si la persona informante pide permanecer en el anonimato, el Departamento de Compliance protegerá su identidad en la medida de lo posible. Si es necesario revelar la identidad para el análisis de los hechos se pedirá el consentimiento al informante.

Cualquier dato o información será tratada siempre con la máxima confidencialidad. Sin embargo, solo cuando la persona informante decida mantener el anonimato, se aplicará dicho anonimato.

La conducta indebida denunciable es todo aquello que, en relación con GFT, dé motivos razonables para sospechar que lo es:

1. un comportamiento potencialmente ilegal o un delito
2. que la salud y la seguridad de alguien están en peligro
3. un riesgo o daño real a GFT y a sus empleados o al medio ambiente
4. la violación de normas y procedimientos internos
5. cuando creas que alguien está encubriendo una irregularidad

Algunos ejemplos de conducta indebida en una organización que deben denunciarse son los siguientes:

1. conductas ilegales, como robo, violencia o amenaza de violencia, y daños contra la propiedad
2. fraude, blanqueo de capitales o malversación de fondos
3. ofrecimientos o aceptaciones de sobornos
4. irregularidades financieras
5. incumplimientos o infracciones de requisitos legales o reglamentarios; y
6. la participación o amenaza de participación en un trato perjudicial o represalias contra una persona que haya hecho una revelación o se crea o sospeche que ha hecho o está planeando hacer una revelación.

Se debe tener en cuenta que, los datos personales (del posible sospechoso) deben limitarse estrictamente a la información necesaria. Asimismo, la información recibida debe contener los detalles necesarios para llevar a cabo el análisis de los hechos. Por lo tanto, las notificaciones deberán contener, en la medida de lo posible, la siguiente información:

• Una exposición clara y detallada de los hechos.
• Identificación clara del proyecto, departamento, unidad de negocio o empresa en la que tuvieran lugar los hechos.
• Identificación de las partes implicadas en la conducta notificada o que tuvieron conocimiento de la misma.
• Momento en el que se produjeron los hechos.
• En el caso de que se prevea un impacto económico, se deberá incluir una cuantificación del impacto que el hecho notificado pudiera causar (si es posible).
• En caso de que sea necesario, se deberán proporcionar documentos, registros u otra información que se considere relevante para la evaluación y resolución de la notificación.

 Se enviará un acuse de recibo de la comunicación al informante, en el plazo de siete días naturales siguientes a su recepción, salvo que ello pueda poner en peligro la confidencialidad de la comunicación.

El responsable determinará el plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación, que no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación. O, si no se remitió un acuse de recibo al informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo. En cuyo caso, este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Si se considera necesario, se podrá solicitar al informante información adicional, por lo que se prevé la posibilidad de mantener comunicación con el informante.

Se reconoce el derecho de la persona afectada a que se le informe de las acciones u omisiones que se le atribuyen, y a ser escuchada en cualquier momento. Dicha comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

Si la información facilitada es relevante desde el punto de vista de la Ley 2/2023 de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (en adelante, la “LEY”), se realizará una evaluación basada en el riesgo y se prepararán los pasos a seguir antes de llevar a cabo una investigación. Se respetará la presunción de inocencia y al honor de las personas afectadas, así como las disposiciones sobre protección de datos personales de acuerdo con lo previsto en el título VI de la LEY. Para más información sobre el tratamiento de datos personales consulte la política de privacidad aplicable.

Se llevará a cabo un análisis detallado que incluirá:

a.         Área o personas a involucrar en la investigación

En primer lugar, siempre se contará con la participación del responsable del departamento directamente relacionado con el caso a investigar, por haberse producido el hecho investigado en la esfera de actuación de su departamento, a no ser que el responsable de departamento esté implicado en el hecho investigado.

b.         Pasos a seguir en la investigación (entre otros):

1.         reunión con la persona o personas involucradas;

2.         realizar las preguntas pertinentes a efectos aclaratorios;

3.         determinar el punto de partida y el desarrollo de los acontecimientos.

4.         Por último, redactar un informe final con las conclusiones sacadas de la investigación global.

Se remitirá de la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

Si resulta que la información facilitada no es relevante desde el punto de vista de la LEY, pero se aprecia un riesgo significativo para la empresa o los empleados de esta, podrá remitirse al departamento competente. Esto se comunicará (si es posible) al informador.

Si la información facilitada no puede verificarse o no es relevante dentro del ámbito de la LEY sin que pueda suponer ningún riesgo adicional, el caso se documentará y se cerrará, rechazará o ignorará.

Se garantizará la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto y, asimismo, el establecimiento de la obligación del receptor de la comunicación de remitirla inmediatamente al Responsable del Sistema.