Przyjęcie aplikacji GFT zwiększa efektywność i uwalnia zasoby

Przyjęcie aplikacji GFT zwiększa efektywność i uwalnia zasoby

Amerykańska firma private equity zaoszczędziła 5.000 godzin i przekształciła swoją działalność

Opracowanie i wsparcie aplikacji księgowych i finansowych dla dużej firmy private equity umożliwia najlepsze wykorzystanie wewnętrznego personelu IT i zwiększa moce

gft-key-visual-application-takeover-boosts-efficiency-and-frees-up-resources.jpg

Zwiększenie efektywności

Zaoszczędzone od 5.000 do 6.000 godzin pracy rocznie

Optymalizacja IT

Dwie nowe aplikacje doskonalące procesy

Rozszerzanie technologii

Rozwój mocy firmy

„Zagłębiliśmy się w temat, aby zrozumieć, co było potrzebne i pomogliśmy wzmocnić systemy firmy, jednocześnie doskonaląc jej procesy, aby zwiększyć ich efektywność.“

Filipe Delbel

Delivery Manager

GFT USA

Wyzwanie

Większa automatyzacja, dodanie funkcjonalności

Duża firma private equity, zlokalizowana w USA, początkowo zatrudniła GFT do pomocy przy aktualizacji swoich systemów sprawozdawczości finansowej w back-office. Funkcjonujący proces rozliczeń kwartalnych wykorzystywał arkusze obliczeniowe prowadzone na udostępnianych serwerach oraz ręczne działania w celu wprowadzenia ich do księgi głównej firmy. Proces generowania raportów wykorzystywał szablony dokumentów, do których księgowi wprowadzali dane z wielu źródeł i przeprowadzali obliczenia ręcznie. Ten proces, w znacznym stopniu realizowany ręcznie, wymagał otwierania dokumentów obok siebie, aby umożliwić kopiowanie i porządkowanie danych.

Firma inwestycyjna zwróciła się do GFT o opracowanie dwóch nowych aplikacji doskonalących te procesy. Celem było zwiększenie automatyzacji poprzez eliminację etapów marnujących czas pracowników. Firma miała problem z rozszerzeniem własnego personelu IT na potrzeby opracowania takich aplikacji.

Po dostarczeniu obu aplikacji GFT przeniosła kluczowych członków zespołu do pomocy z nowym oprogramowaniem. W związku z początkowym sukcesem tej relacji firma inwestycyjna poprosiła GFT o pomoc przy dodatkowych aktualizacjach technologii, z przyjęciem istniejących aplikacji wykorzystywanych do dystrybucji warrantów przez jej fundusze oraz do rozliczeń bankowych. Firma zdawała sobie sprawę, że aplikacje te potrzebują dodatkowych funkcji oraz większej niezawodności.

Zadanie

Nowe stworzone na zamówienie oprogramowanie oraz udoskonalone wsparcie

Aplikacja do rozliczeń, opracowana przez GFT z wykorzystaniem infrastruktury Microsoft Azure, łączy rachunki bezpośrednio z księgą główną, z rozwiązaniem front-end zapewniającym pełną przejrzystość. Obecnie interfejs umożliwia użytkownikom podejrzenie powiązań pomiędzy dokumentami, miejsc, z których pochodzą dane oraz sprawdzenie, co zostało przejrzane i zweryfikowane. Aplikacja sprawozdawcza, wykorzystywana do kwartalnych raportów finansowych dla każdego funduszu firmy, teraz wstępnie wypełnia formularz. Autor raportu może przeciągać i upuszczać dane i informacje, porządkując je zgodnie ze swoimi wymaganiami, a obliczenia są przeprowadzane automatycznie.

Wewnętrzny zespół IT nabył narzędzie do rozwoju i operacji na bazie chmury, ale nie wdrożył go w pełni. Ponieważ GFT zapewniało wsparcie dla dwóch nowych, dostarczonych przez siebie aplikacji oraz dla dodatkowych przejmowanych systemów, zespół GFT mógł dostosować ten wcześniej zakupiony pakiet oprogramowania tak, aby stworzyć dynamiczny i skuteczny proces prac IT.

Później, w miarę, jak relacja wsparcia ewoluowała, firma zleciła GFT przejęcie dwóch kolejnych aplikacji, w tym systemu wykorzystywanego raz w roku jako pomoc przy obliczaniu premii pracowniczych oraz drugiej aplikacji, która została dostarczona przez poprzedniego konsultanta, ale nie spełniała do końca wymagań firmy.

Korzyść

Większa efektywność i moce

Wdrożenie dwóch aplikacji finansowych zautomatyzowało powtarzalne zadania, dzięki czemu pracownicy mogli zająć się ważniejszymi działaniami. Firma szacuje, że nowe oprogramowanie do księgowości i sprawozdawczości pozwala zaoszczędzić od 5.000 do 6.000 godzin pracy rocznie. Ponadto raporty firmy były publikowane szybciej i zawierały mniej błędów.

W miarę, jak relacja pogłębiała się, GFT przejęło odpowiedzialność za dodatkowe aplikacje i proces prac związanych ze wsparciem oprogramowania, a wewnętrzny zespół IT firmy mógł poświęcić swój czas temu, co robi najlepiej. Mógł skoncentrować się, na przykład, na określaniu wymagań, w pełni wykorzystując swoją funkcjonalną znajomość firmy. Jednocześnie GFT pomogło firmie jak najlepiej wykorzystać już posiadane oprogramowanie, naprawiając i rozbudowując istniejące systemy, zamiast zmuszać klienta do wprowadzenia niepotrzebnych nowych rozwiązań

Zasoby ludzkie i moce, jakie GFT przeznaczyło na potrzeby opracowywania i wsparcia aplikacji okazały się kosztowo efektywne i umożliwiły firmie rozbudowanie swojej technologii. Ma to znaczenie nie tylko ze względu na rozwój firmy, ale również ze względu na fakt, że podobnie jak wszystkie firmy inwestycyjne, stoi ona w obliczu wzrastających wymagań dotyczących danych w całej swojej działalności.

Liczba pracowników GFT przydzielonych do tego klienta wzrosła szybciej niż wewnętrzny zespół IT. Firma mogła wykorzystać globalny zasięg GFT, aby zapewnić, że ma właściwą osobę i najlepsze doświadczenie na potrzeby każdego projektu.