Europaweiter elektronischer Datenaustausch für Sozialversicherungsträger

Die DVKA als Organisation der deutschen gesetzlichen Krankenversicherung kümmert sich um die internationalen Belange der Sozialversicherung und die Abrechnung von Krankenversicherungsleistungen. Seitens der EU-Kommission sind Sozialversicherungsträger seit Juli 2019 zur Anbindung an die europäische Infrastruktur verpflichtet. Das Stichwort zur grenzüberschreitenden Kommunikation untereinander ist „Electronic Exchange of Social Security Information” (EESSI). Dazu werden bislang papiergebundene Vordrucke durch elektronische Formulare ersetzt und alle Prozesse auf einen elektronischen Datenaustausch umgestellt. Dabei muss parallel für die Kommunikation mit allen Nicht-EU-Ländern weiterhin die vollständige Abwicklung über effiziente papierbasierte Verfahren möglich bleiben.

Ein europaweit eingeführter Standard zum elektronischen Datenaustausch erfordert die vollständige Neuentwicklung von zwei Kernanwendungen.

• Die umfangreiche Businesslogik aufgrund zahlreicher rechtlicher Vorgaben und komplexer Schnittstellen sowie viele bilaterale Abkommen oder Sonderlösungen mit Staaten wie China erschweren die Aufgabe zur Festlegung des jeweils geltenden Rechts in der Sozialversicherung.
• Ein Umsatz von jährlich rund 2 Milliarden Euro verdeutlicht die Kritikalität im Bereich der Abrechnung von Krankenversicherungsleistungen, wo neben der einfachen Kostenverrechnung natürlich alle erforderlichen buchhalterischen Aspekte berücksichtigt werden müssen (Mahnwesen, Beanstandung, Gutschrift, Verrechnung, Stornierung, Rückzahlung, etc.)
• Kritisch ist auch der Umgang mit den Daten, da diese relevant sind für die Sozial- und Rentenversicherung und deshalb über Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen. In die neuen Systeme müssen daher alle Daten aus 25 Jahren Arbeit mit den Altsystemen übernommen werden und alle nicht abgeschlossenen „Akten“ nahtlos mit den neuen Anwendungen weiterbearbeitet werden können. Die proprietären und schlecht dokumentierten Altsysteme mit zahlreichen Dateninkonsistenzen nach der langen Laufzeit erschweren das Vorhaben.

Rundum-Sorglos-Paket, vom ersten Entwurf bis zum späteren Go-Live

Durch die enge Zusammenarbeit bei der Anforderungsdetaillierung, ein agiles Vorgehen bei der Umsetzung und großes Vertrauen des Kunden und damit Freiheit für die technische Umsetzung, konnten wir unser volles Know-how ausschöpfen und optimale Lösungen für die beiden Geschäftsbereiche erzielen:

• Zukunftsfähige, wartbare, moderne Kernanwendungen
• Systemunabhängige, kostengünstige und flexible Web-Applikationen mit benutzerfreundlichen Oberflächen im individuellen UX-Design
• Sichere und zuverlässige Backend-Verarbeitung und optimale Lastverteilung
• Zahlreiche Prozessverbesserungen steigern Effizienz und reduzieren Fehler
• Regelbasierte Vorgangsbearbeitung ermöglicht die Prozessautomatisierung in verschiedenen Abstufungen bis hin zur vollautomatischen, interaktionslosen Dunkelverarbeitung
• Beschleunigung der Verarbeitung papierbasierter Vorgänge durch OCR (Optical Character Recognition) bei der Eingangspost sowie vollautomatische Erzeugung standardisierter Ausgangspost
• Übernahme aller Altdaten, dabei Vereinheitlichung verschiedenster Quellformate
• Nahtlose Integration aller benötigten Werkzeuge in die neuen Anwendungen, um zuvor übliche Systembrüche zu überwinden

Optimierung des Tagesgeschäfts durch digitalisierte Prozesse

Eine sorgfältig vorbereitete Datenmigration ermöglichte die Weiterarbeit nach dem Systemwechsel und den reibungslosen Start des produktiven Betriebs nach nur 48 Stunden.

EU-weit unterstützen nun alle Prozesse den elektronischen Datenaustausch mittels EESSI, während mit Nicht-EU-Ländern effiziente und weitestgehend automatisierte papierbasierte Verfahren etabliert wurden.

• Ein elektronischer Datenaustausch mit EU-Staaten kommt auch den Bürgerinnen und Bürgern der EU zugute, da Anträge schneller entschieden und Leistungen früher erbracht werden können
• Dank der Prozessoptimierung-/ Automatisierung wird eine erhebliche Effizienzsteigerung und Kostenersparnis erreicht: In der ersten 3 Monaten nach Go-Live wurden 750 Arbeitstage allein durch die automatische Vorgangsverarbeitung eingespart
• Durch die automatische Verarbeitung der papierbasierten Eingangspost mittels OCR wird das vorhandene Personal von Routinetätigkeiten befreit. In den ersten 3 Monaten des produktiven Betriebs wurden hierfür 550 PT weniger aufgewendet.
• Der Rückstand unerledigter Vorgänge aus dem Altsystem wurde innerhalb der ersten Wochen um mehr als 15.000 Vorgänge reduziert
• Lieferung In-Time, In-Budget, In-Quality